Comment réduire le papier au service RH ?

Réduire l’utilisation du papier au sein du service RH est un énorme challenge. Ce service est un gros consommateur de papier dans les grandes entreprises comme dans les PME et TPE. Cependant, avec les politiques pour la protection de l’environnement et l’évolution technologique, l’utilisation du papier en entreprise devrait disparaître. La question est de savoir pourquoi et comment les entreprises et le service RH assurent la gestion de ce projet écoresponsable.

Pourquoi diminuer l’utilisation du papier ?

Réduire l’utilisation du support papier dans une entreprise ne peut être que bénéfique. Parmi les raisons qui poussent les dirigeants à opter pour cette solution, il y a l’amélioration de la productivité. Au niveau du service RH, cela permet de réduire les coûts et éviter les pertes de temps.

L’échange d’informations sera plus rapide étant donné que tous les documents seront dématérialisés et numérisés. Envoyer un fichier par mail est en effet plus rapide et plus intéressant que le courrier traditionnel.

Le second avantage consiste en la possibilité du partage et de l’externalisation des tâches. Que ce soit au niveau du client ou du fournisseur, le choix de ne pas utiliser le papier permet d’impliquer ces derniers si le service RH ou commercial a besoin d’une donnée ou d’une information urgente. De plus, le support papier peut présenter des risques. Sur papier, les erreurs sont difficiles à corriger tandis qu’en dématérialisant les documents, chaque faute peut être corrigée rapidement jusqu’à la validation finale.

La numérisation des documents facilite également la sauvegarde et le back-up. C’est plus facile d’utiliser des solutions informatiques pour stocker les données et archiver les informations que sur papier.

Les services RH et les entreprises qui utilisent le moins de papier possible sont respectueux de l’environnement. C’est une des politiques RSE que l’on exige actuellement des entreprises et qui reflète sa bonne conscience sociale.

Les méthodes pour réduire de l’utilisation du papier

Avec les outils comme le Saas ou encore l’application service provider ou ASP, le service des ressources humaines aura droit à un portail RH qui permet l’hébergement des logiciels de communication pour une utilisation rapide via internet.

Pour la gestion des relations avec les clients et les fournisseurs, le logiciel SaaS ou Software as a Service est un bon moyen pour faciliter le travail et fluidifier les échanges. Il peut être utilisé grâce à internet et permet une communication plus rapide et un déploiement plus aisé des informations. On n’a plus besoin d’utiliser du papier, mais il est possible de gérer sa consommation étant donné que ce type de service se loue au mois, selon l’utilisation.

Les autres solutions telles que la numérisation des supports représentent également des moyens très pratiques pour éviter l’utilisation du papier. Cela demande à ce que le service RH soit parfaitement informatisé et qu’il puisse dématérialiser tous les documents. Le seul hic dans ce cas reste la signature.